Aby wziąć udział w oficjalnym wydarzeniu VEX IQ Robotics Competition, Zespół musi najpierw zarejestrować się na stronie events.vex.com i otrzymać numer VEX IQ Robotics Competition Zespół. Unikalny numer Zespołu identyfikuje organizację zespołu i jego Zespół w ramach tej organizacji. Każdy Zespół musi zaprojektować i zbudować własnego Robota, napisać własny kod, opracować własne strategie gry i prowadzić własny notatnik inżynierski, jeśli zdecydują się z niego korzystać.
Wszystkie zasady dotyczące kwalifikowalności zarówno poszczególnych Uczniów, jak i ich Zespołów, takie jak ograniczenia wiekowe uczniów, wymagania dotyczące wielkości Zespołu i inne, określono w Polityce kwalifikowalności uczniów.
W kontekście niniejszego podręcznika gry członkowie zespołu Uczniów pełnią wiele ról związanych z projektowaniem, budowaniem, kodowaniem, strategią i dokumentacją Robota. Dorośli nie mogą pełnić żadnej z tych ról. Więcej informacji można znaleźć w G2 i G4.
- Projektant - Każdy uczeń zespołu, który pomaga zaprojektować robota zbudowanego na zawody. Dorośli mogą uczyć Projektantom powiązanych pojęć, ale nigdy nie powinni pracować nad projektem Robota.
- Budowniczy - Każdy uczeń zespołu, który pomaga zbudować robota. Dorośli mogą uczyć Budowniczych powiązanych koncepcji, ale nigdy nie powinni pracować nad Robotem.
- Programista - Każdy członek zespołu Ucznia, który przyczynia się do kodu komputerowego pobieranego na Robota. Dorośli mogą uczyć Programistów powiązanych pojęć, ale nigdy nie powinni pracować nad kodem, który jest w Robocie.
- Strateg – każdy uczeń zespołu, który przyczynia się do strategii meczu wykorzystywanych do zdobywania punktów podczas meczu pracy zespołowej lub meczu umiejętności robota, w tym do oceny wpływu wyników i strategii innych zespołów na strategię zespołu (np. zwiad). Dorośli mogą uczyć Strategów powiązanych pojęć, ale nigdy nie powinni tworzyć ani dyktować Strategii Meczu Zespołu.
- Notatnik – Każdy członek Zespołu Studentów, który przyczynia się do prowadzenia zeszytu inżynierskiego Zespołu lub powiązanej dokumentacji. Dorośli mogą nauczać Użytkowników Notatnika powiązanych pojęć, ale nigdy nie powinni pracować nad notatnikiem inżynierskim ani inną dokumentacją.